お客様に大好評！「伝言ノート」の3つの役割

お客様との交換日記

本日は、伝言ノートのお話です✨

ヤマオカでは塗装工事が始まりましたら伝言ノートを設置します📖

写真のようなメモ帳形式になっていますが、少し前にリニューアルしたので、これまでのお客様はこちらのノート形式の伝言ノートを「そうそう、コレコレ！」と思われるかもしれません。

毎日職人、監督が記入してポストに入れて帰ります。そしてお客様に目を通して頂き、次の日の朝に玄関前に置いていただくシステムになっています。

工事の間もお仕事をされていて、家を開けることが多いお客様もいらっしゃいます。
夜、帰ってから家を見ても暗く、作業内容が確認できないことも。
また、今どこまでの工程をやっているのか、どんな職人が我が家の工事に関わっているのか、把握できていないと不安な気持ちも生まれたりしますね。

そんな時に役立つのが「伝言ノート」

この伝言ノートには、3つの大きな役割があるのです。

①作業工程の共有

ご不在のお客様にも、工事期間中どんな作業をしているのかがわかって頂ける様に書き込む伝言ノート。

実際のやりとりがこちら。まずは本日の作業を報告し、明日の作業予定を共有します。

時には監督からのお客様へのお願いも。工事を円滑に行うためにはとても大切なことです。

そして、工事スケジュールは天候によって左右されることもあります。監督から、雨の場合の対処、今後の予定が書かれることもあります。

直接お客様にお会いしてお伝えできればいいのですが、言った、言わない、という話に発展することもありますし、こうしてノートに記すことで、確実にお客様に伝わるよう徹底しています。

②お客様の疑問点の解消

お昼間留守でご不在がちなお客様にも安心して頂けたり、口頭で言いにくいことなども伝えてもらえれますよう配慮させて頂いております。

今回、たくさんのご質問をいただき、一つ一つ答えさせていただいた事例をご紹介させていただきます。

こちらがお客様からの質問。たくさん疑問に思われたようで、7項目にのぼりました。

それに対する職人からの答えがこちら。一つ一つ丁寧に回答させていただいています。

以下にやりとりをまとめました。

 お客様にとって、今回塗装工事が初めてとのこと。わからないことがたくさんあるのが当然です。
たくさんの質問から、お客様の不安が伝わってきます。

そんな時に不安解消のツールとなるのがこの伝言ノート！

書き込まれた疑問や要望には、可能な限りスタッフが迅速に対応させて頂いております。

今回、伝言ノートをご活用いただいたお客様より、メッセージを頂いております。

≪お客様よりメッセージ≫
作業後にお疲れの所ご回答下さり、ありがとうございます。少し安心しました。
屋根の板金の釘浮きも事前に処理して頂き、ありがとうございます。
不具合を見逃さない、さすがはプロのお仕事。やまおかさんにお願いして良かったと思います。

疑問を投げかけ、それに答え、納得の行く工事を行う。それがやまおか君のモットーです！

③職人とお客様のコミュニケーションツール

伝言ノートを「まるで交換日記のようでした」とおっしゃって下さるお客様もいらっしゃいます。

ちょっとした挨拶や、気づいたことを伝える、確かに承ったことを伝える。
そうしたやりとりがあることで、職人と顔を合わせることがなくても親近感が湧き、それが安心感に変わります。

職人とお客様とのコミュニケーションツールとして、伝言ノートは大活躍しています！

お客様からのお声がけの一部をご紹介します。

暑い中での作業をねぎらっていただいたり、嬉しいお言葉をいただくと、職人のヤル気も倍増します！

番外編：スタッフの評価

そしてお客様には直接関係はないのですが、伝言ノートの最初には関わったスタッフの評価欄があり、こちらの点数を元に、毎年職人のMVPを選出しています。
職人の励みにもなり、お客様の満足のために日々頑張ろうという活力の源にもなっています！

実際の評価欄はこのようになっています。忖度なく項目ごとに「この評価でした」と採点して下さる方もいらっしゃいますし、

5段階評価ですが、それ以上でした！という嬉しいお声をいただくこともあります。

すべてが職人・スタッフの励みになっています。貴重な評価をありがとうございます！

お客様の声

この伝言ノート、中にはノートに直接その思いを記して下さる方もいらっしゃいます。

伝言ノートより　＜感謝＞

築三十年の我が家「やまおか君」にお願いした。塗替え工事の完工、きれいになりました。ベッピンになりました。雨漏りの心配もなくなりました。
連日の猛暑の中での工事　「やまおか君」の皆様方の汗の結晶です。
本当にお世話になりました。ありがとうございました。感謝感謝です。
ショールームの訪問から工事完成完工まで「やまおか君」の皆様方の塗装工事に対しての丁寧な接客態度、精魂込めた作業の日々　
改めて完工の今振り返る時、朝夕2回の作業進捗状況・翌日の工事内容の説明・突発時の臨機応変な対応（台風襲来時の予防）急な雷雨に対しての対処等々・日々の丁寧な清掃。「伝言ノート」による日々の丁寧な分かりやすい説明。やりとり、塗装工事以外のお願いにも嫌な顔せず、そしてすばやく対処していただいた等々。
「やまおか君」の皆々様の顧客に対してのサービス精神・コミュニケーションは抜群でした。
そして遂に我が家が美邸に見事に変身。完工。全てに満足度100％！
工事金額・提案して頂いた金額で良かったのかと思うくらいの完成度です。
我が家の小さな庭に出来たミニトマトを「おいしい、おいしい」と言って食べてくれた事を今思い起こします。
老人二人の家の生活の日々に若者のさわやかな風が吹いた半月間でした。
特に岡さんチームのチームリーダー岡さん、そして笑顔の素敵な内橋さん・竹元さん・宮田さん大変お世話になりました。小笹さん・野田さん・小林さんにもお世話おかけしました。
皆さん本当にありがとうございました。又いつかご縁があれば再開したい気分です。
もう一度声を大にして云います。「やまおか君」は間違いなく塗装業界の「特等星」です。「一等星」です。
最後にやおかか㈱様の益々のご繁栄ご祈念申し上げます。誠にありがとうございました。
（神戸市西区北山台　F様）ブログ掲載記事はこちら

こんなにもびっしり！F様、本当にありがとうございます。
お喜びいただけて本当に何よりです。スタッフ、職人の今後の心強い励みとなります。

アンケートより～ちょっと書かせてもらって対処してもらえる

そして、アンケートという形でも嬉しいお声をいただいています。

T様、伝言ノートを活用していただき、嬉しいメッセージをありがとうございました！

まとめ

塗装の現場では、工事期間中お客様に安心していただくためには、職人とお客様とのコミュニケーションが円滑に進むことが重要となってきます。
これからも「伝言ノート」を活用しながら、お客様とのコミュニケーションを大切に、一つ一つの作業を心をこめて行っていきます！